Требуется для просмотраFlash Player 9 или выше.

Статистика сайта

В организациях, учреждениях, на больших и малых предприятиях все еще нередки случаи утраты архивных документов. В том числе и особо значимых, тех, что относятся к Национальному архивному фонду Беларуси и со временем должны быть переданы на хранение в государственные архивы. Напомню, что их на Витебщине четыре – Государственный архив Витебской области и зональные госархивы в Глубоком, Орше и Полоцке.
Утрата документов юридическими лицами, которые являются источниками формирования Национального архивного фонда, – это прямой, невосполнимый урон истории.
Документы по личному составу в случае ликвидации предприятия, учреждения или организации сдаются на хранение не в государственные, а в территориальные – городские и районные – архивы или на протяжении 75 лет хранятся на месте своего создания, если нет никаких угроз существованию юридического лица, проще говоря, не предвидится его ликвидация. Заметим, что и эти документы относятся к Национальному архивному фонду, их утрата также имеет тяжелые последствия. Именно на основании документов по личному составу людям с возрастом начисляется пенсия.
Словом, любая утрата документов прошлых лет –чрезвычайное происшествие. Если такое случается, инспекторы госархивнадзора всегда дают какое-то время (как правило, два месяца) на поиск, и только потом, если документы не найдены, виновных привлекают к ответственности. Согласно ст. 23.37 КоАП виновному в утрате документов предусмотрен штраф в размере от десяти до тридцати базовых величин. В случае умышленного уничтожения документов применяется статья 37.7 уже Уголовного кодекса Республики Беларусь (ею предусмотрены разные виды наказания, в том числе и лишение свободы до двух лет). Правда, вопиющие случаи фальсификации или уничтожения документов у нас крайне редки. Чаще всего инспекторы госархивнадзора прибегают к статье 10.3 Процессуально-исполнительного кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях – налагают штраф на виновного в утрате документов в размере двух базовых величин согласно постановлению, не направляя материалы в суд. Но, заметим, в случае добровольного признания и осознания им своей вины.
Правда, в этом году отделу по архивам и делопроизводству главного управления юстиции уже дважды пришлось обращаться именно в суд. Большие утраты документов сотрудниками Госархива Витебской области были выявлены в ОАО «Витебский мясокомбинат» и в ГЛХУ «Городокский лесхоз». Виновных суд Октябрьского района Витебска оштрафовал на 350 тысяч рублей каждого.
Виновных в утрате документов в Витебском политехническом профессиональном лицее и на предприятии «Витебскмелиоводхоз» оштрафовали на две базовые величины каждого. А в Лиозненской центральной районной больнице за это пришлось отвечать трем работникам, в том числе и главврачу.
Несколько подробнее о порядке установления ответственности за утрату документов. При смене в организации работника, отвечающего за архивное хранение документов, они передаются строго по акту. Если при этом каких-либо из включенных в опись дел недостает, то ответственность за них несет увольняющийся работник, а о факте утраты сообщается в госархивнадзор. В этой процедуре в первую очередь заинтересован вступающий в должность. Тогда он начнет свою службу с чистого листа, сняв с себя ответственность за чужие грехи.
Так должно быть. Но в жизни, к сожалению, отвечать за утрату документов часто приходится не столько виновному в ней, сколько крайнему. Вот недавний случай. На предприятии новую работницу назначили на должность ответственного за архивное хранение. Она с вдохновением взялась за дело, и вдруг обнаружилось, что комплект документов, указанный в описи, неполный, недостает целого ряда дел... И за утрату пришлось отвечать именно новой работнице, поскольку при вступлении в должность она не приняла документы по акту, которым четко были бы установлены границы ответственности.
Для обеспечения надежного архивного хранения на предприятиях и в учреждениях необходимо соблюсти ряд непреложных условий. В частности, отвести для этого отдельное помещение, соответствующим образом его оборудовать. Ответственность за хранение документов должна быть возложена на конкретного работника приказом руководителя, четко оговорена в должностной инструкции.
К сожалению, когда под архив нет ни единого метра свободной площади, выполнить эти условия бывает непросто. В этом случае при утрате ответственность несут специалисты соответствующего профиля. Потерялись бухгалтерские документы – отвечает главный бухгалтер и т. д. В таких случаях важно оговорить эту ответственность в должностных инструкциях всех причастных к хранению документов работников. При этом руководитель учреждения должен помнить, что главным ответственным лицом за сохранность документов является именно он.
Специалисты областной архивной службы стремятся к тому, чтобы частные случаи утраты документов были проанализированы и обобщены в более крупных структурных подразделениях данной отрасли. Например, мы отметили тот факт, что утрата документов рядом лесхозов в последние годы стала довольно распространенным явлением. Главное управление юстиции облисполкома обратило на это внимание руководителя Витебского производственного лесохозяйственного объединения, чтобы централизованно были приняты меры по устранению недостатков на местах. Архивисты предложили и свою помощь в организации надлежащего хранения документов, в частности, совместное проведение семинаров по изучению особенностей архивного дела. В начале следующего года мы проанализируем, улучшится ли обстановка. Совместными усилиями ее всегда легче изменять к лучшему.

Сергей Рублевский, начальник отдела по архивам и делопроизводству главного управления юстиции облисполкома.